一款合格的采购合同管理系统是如何设计的

随着信息化的普及，各行各业都逐渐跨了进来，下面作者给大家分享的企业管理中比较重要的一个功能：采购合同管理。但此类内容在网络上公开分享的比较少，今天就由作者给大家分享了在设计采购合同管理系统的经验，希望能帮到大家。

目前合同管理系统已经应用到各行各业，电子化合同提升了合同签署和管理的安全性、合规性、时效性、便捷性，防止对合同数据的篡改、伪造和泄露，为集团及各分子公司的高质量发展保驾护航。近期给某客户做了一款采购合同管理系统，将设计心得汇总后，分享给大家。

一、需求背景

目前关于企业采购合同管理的业务现状，我们分析后，汇总了三个痛点：

1. 合同未形成标准化管理功能，一直都是线下操作合同和执行合同的方式；
2. 合同单据无法形成数字化，在线化；
3. 合同履约跟踪不及时，无法汇总业务和财务单据的执行情况。

业务痛点

二、系统解决方案

从合同模板库自定义开始，结合上游寻源结果，协助采购员生成合同文本，发给各个相关部门制作和确认；拟定完成后走企业内部审批流程；审批通过后，流转到供应商，供应商签署完成后流转到采购员签署，签署完成后，到了合同开始时间，合同自动生效，到了合同结束时间，合同自动失效。合同履约过程中支持变更/提前解除。所有合同最终都会进行归档，进入到合同库。针对历史合同，可以支持批量导入/OCR识别/API对接。

系统解决方案

三、系统产品矩阵

主功能包含主数据管理、合同创建、合同变更、履约进度和合同归档；业务支持功能包含人员管理、角色管理、权限管理、审批流对接、报表数据分析、通知待办等；系统支持功能包含日志管理、配置管理、监控管理、接口管理、安全管理等。

外部对接，输入系统可以接招商系统、SRM系统、CRM系统、电子签章、人事系统等；输出系统可以接系统、费控系统、飞书、CBS系统等。

整体设计要满足高内聚低耦合原则，模块化设计，方便对应不同的业务场景。

系统产品矩阵

四、系统产品设计

1. 系统流程

1）合同模板创建、变更、删除流程

合同模板管理任何操作都需要触发审批流程，保障业务流程的合规性和安全性。

合同模板管理流程

2）合同文本创建、变更、提前解除流程

合同文本管理任何操作也需要触发审批流程，保障业务流程的合规性和安全性。一个合同文本支持发起多次变更，同一个时间段内有且只有1个生效的合同变更或解除协议，防止冲突。

合同文本管理流程

2. 系统功能

系统功能

1）基础配置

（1）合同主体：从ERP或SAP定期获取最新的采购组织数据，可以启用/禁用某采购组织数据；该数据用于创建合同文本时，表单中自动获取采购组织信息。

合同主体

（2）合同条款：采购管理员可以根据业务需求自定义合同条款，用于快速创建合同模板。

合同条款

（3）合同种类：对应实际采购合同大类，比如说框架合同、随单合同等。

合同种类

（4）合同类型：对应实际采购合同子类，比如说框架合同中通用采购合同、质保协议等，挂在合同种类下面，随着合同种类变化。合同类型可以控制合同模板创建时，字段库池中字段，以及合同文本创建时，表单中区块字段的显示与否，做到高度自定义化。

合同类型

（5）合同模板：对应实际采购合同最细维度的归集，比如塑料粒子采购合同模板等 。

合同模板创建时，可以 选择审批流；合同模板支持版本管理，支持多次变更，每次变更都会触发审批流程。

合同模板当前状态下有且只有1个启用的合同模板，支持从历史记录中挑选并使用。合同模板受合同种类和合同类型的状态影响。

合同模板

2）合同创建

（1）合同拟定：帮助采购员快速起草合同文本，页面平铺，按照合同类型的创建时间倒序排。

合同拟定

（2）合同查询：支持查询所有合同文本数据，支持创建、查看、变更、解除、取消、签署、流程跟踪、变更记录、复制、归档、下载、打印等。支持线上电子签署和线下签署。

主合同下所有变更记录，包含变更、解除协议等，都挂在变更记录中。变更协议只生效变更的内容 ，不影响主合同其他部分的内容。

合同查询

3）合同归档

支持人工归档和自动归档，可以对外输出合同。方便后期借阅和查看，符合企业内部审计要求。

合同归档

4）其他功能

（1）审批引擎：可以接企业内部已有的，也可以使用自身的引擎。

（2）通用功能，如权限管理、通知待办，就不赘述了。

当然，这个产品还有一些待完善的地方 ，欢迎大家前来沟通和交流。