使用6招帮你搞定需求文档

作为一名产品经理，需求文档是不可或缺的一部分，而且在后期的开发和运营中也起到非常重要的作用，但如何高效地撰写需求文档并降低团队信息差，是许多初级产品经理面临的难题。下面小编将分享6个实用方法，帮助产品经理在需求文档撰写中实现效率提升和信息熵减，从而更好地推动产品从概念到落地的全过程。

其实，要想实现持续交付，除了科学的版本管理外，团队还可以通过“降低熵值”去实现。

一、什么是熵值？

熵值，是衡量一个系统混乱程度的量化指标。

简单来说，熵值越高，系统越无序、不确定性越大；熵值越低，系统越有序、可预测性越强。

在互联网公司中，随着版本的持续迭代，研发团队中的信息差也日益增加，公司系统的混乱程度也越高。

要想持续保持团队的高效协作，如何管理其中的熵值无序增长，成了产品 Leader 的一大难题。

二、如何有效降低熵值？

如果说版本管理是研发提速的秘籍，那么需求文档则是对抗信息熵增的关键。

可以说，需求文档中的每个交付物，都在不同维度降低了团队信息差，最终实现把“老板的一句话需求”，转化为可落地实操的产品方案。

初级产品经理刚开始写需求文档时，特别容易陷入毫无头绪、繁琐耗时的问题。

越是这种重复、繁琐的工作流程，我们越要花心思去完善和提效，形成自己的一套标准化、流程化、自动化的工作流。

作为一路升级打怪，独自硬抗过来的野生产品老油条，我分享下需求文档撰写中，大幅降低信息熵增的 6 个方法。

1. 原型：视觉熵减

产品经理最开始接触的交付物，一定是原型了。

原型作为产品经理的基本功，是一种简单、直接表达产品方案的沟通方式。

但原型的缺点恰恰也是过于简单，如果把原型当做产品方案的唯一内容，那么团队开发过程中，一定会遇上各种踩不完的大坑。

数据对不上、迭代速度太慢、产品开发鸡同鸭讲，那都是家常便饭、小事一桩。

更麻烦的是由于自己的不专业，方案未考虑数据架构合理性，导致实际上线的功能完全没法用。

亦或是产品给的不成熟方案，导致开发无意埋下了 SHI 山代码，过几年等下一个有缘人承接重构。

虽说原型缺点真不少，但总归聊胜于无吧。

它相比老板的一句话需求、个别摸鱼产品的竞品截图，对团队效率提升也算是贡献不小了，至少这个产品他学会了动脑。

2. 说明：规则熵减

说明，一般用于文档中特定内容的详细解释。

说明一般有：

• 数据：内容所用的数据表来源
• 选项：例如筛选器的默认选值、可选范围等
• 组件：一般用来指定该内容的组件引用，例如说明使用 Element 组件库的 Cascader 级联选择器
• 交互：相关内容的交互说明，例如输入框支持搜索、多选、清空等
• 算法：相关数据的算法，例如—— 任务数 = COUNT（任务表 id）
• 样式：部分特殊数据的显示，例如—— 创建时间格式需要为“YYYY-MM-DD”
• 排序：组件的排序规则，例如 id 正序、时间早到晚等

当然实际的产品文档工作中，用到的说明不止这些，我粗略估计有 20+ 个，你可以根据需要自行规范相关写法。

然而我发现，不少新手产品很容易陷入只画原型、不写说明的经典怪圈。

这样搞法，难道要让研发、测试和你一起，在公司加班玩你画我猜？

大家花几天时间，猜猜这个功能的数据来源、算法规则，顺便帮这个原型仔擦屁股。

一想到这协作效率，简直头皮发麻。。

更不用说那些拿截图当原型的摸鱼仔了，公司遇到这种伪产品建议抓紧优化。

3. 组件：效率熵减

什么是组件？

组件是具有特定样式和用途的内容组合。

常见的组件类型有 5 种：基础、导航、输入、展示、反馈。

作为新手产品，学习组件的核心原因是，快速掌握画原型的基本套路。

可以说，每个原型页面，都由若干个组件搭建而成。

即使是再复杂花哨的 APP 界面，也都是基于几种组件类型的变体、组装而成。

当你懂了组件的概念，并且找到美观、称心的现成组件库，那么画原型就像拼乐高那么简单、有趣。

可能原先每天只能搞 3~5 张，现在用组件库拼原型，1 天整 20 个都算慢的啦~

4. 任务：工作熵减

任务其实很好理解，老板出其不意的一句话需求，就可以看作是任务的一种。

产品经理在日常工作中，真是什么奇葩需求都有。

大到老板要做个淘宝 + 抖音 + 微信，小到业务想偷懒的提效需求，或者常见的体验优化、缺陷问题等。

在这过程中，产品一定要快速明确这些需求的优先级。

哪些需求无理取闹、哪些需求能拖就拖、哪些价值巨大但不急、哪些需要立即处理，这些你一定要烂熟于心，区别对待。

而刚说的任务，特别适合用来解决需要立即处理的小需求。

例如你可以把多个体验优化、 BUG 修复打包成小版本，以父子任务的形式，提交到类似 Jira、禅道等团队协作工具中，来进行版本快速迭代。

初级产品用好任务的这个小技巧，需求池释放速度至少翻倍。

这里特别需要注意的是，很多产品容易把颗粒度较大的需求（例如一周上线积分系统），直接以任务形式让团队开发。

我的建议是，针对复杂度较高的需求，还是放入需求文档中说明会更好。

除非你是老板、管理层，公司有开发大神，或者你 AI 用的贼 6，那当我没说。

否则还是看在绩效年终的份上，老老实实板砖吧。。

5. 交互：信息熵减

作为产品经理，工作中多多少少都会接触一些交互设计。

什么是交互设计？

在互联网领域，交互设计指的是用户输入、系统反馈的一系列人机互动内容。这些内容一般由组件、页面等组成。

初级产品在刚接触交互时，最容易犯的错误就是，通过 Axure 钻研如“中继器增删改查、转盘抽奖”等各种酷炫的动态交互。

为什么团队中应该禁止动态交互？交互文档的本质是，通过文档确定交互效果和细节，以此指导研发快速实现功能。

试想下如果你是一个前端，原本一两个规则说明的事情，亦或者简单的静态交互即可表达需求。

但公司那闲着没事干的原型仔，花 3~5 天时间整了十几页动态交互，你需要重复点击至少上百次才搞懂交互逻辑，换我也崩溃了。

作为初级产品，如果你能尽早通过静态交互代替动态交互，那么这深坑算是完美避过了。

那什么是静态交互？

它是指将这种动态交互效果，通过一张张页面、组件铺开组成交互流程图，使开发一目了然、快速抓住交互重点。

静态交互的另一个好处是，随着积累的交互稿越来越多、交互逻辑越来越复杂时，你可以尝试将经常重复的交互功能，进行抽象提炼、解耦复用。

等后续遇到类似需求时，只需复制粘贴对应的交互逻辑，简单修改即可，文档效率直接飙升翻倍。

6. 模版：结构熵减

模版在产品经理的工作中，出现的频率其实很高。

常见的 Axure 元件库、前端组件库、功能交互库、需求文档模版等，都是模版思维的具体呈现。

那什么是模版？

简单来说，模版是一种预先定义好的格式框架，主要用于快速创建特定的标准内容。

它的核心价值在于，通过将成功经验封装成结构化、标准化的可复用框架，来实现效率提升、模式复用、结构熵减。

如何在工作中运用模版？

举个例子，我们可以把文档撰写过程中，高频出现的多个组件说明，进行内容封装为一个说明模版。

又或者我会把日常惯用的需求文档撰写方法，完善抽象成通用的需求文档模版。

我常用的需求文档模版，主要由 9 个部分组成：产品概览、产品结构、UML 相关、流程梳理、文档相关、消息推送、原型界面、功能交互、废纸篓等。

三、总结

产品研发要实现持续交付，除了合理的版本管理，还可以降低熵值来完成。

熵值代表着系统混乱程度，熵值越高，信息差越大，协作就越混乱。

而需求文档，堪称团队中降低信息差和熵值的神器。

具体有这 6 大策略：

1. 原型：产品经理表达方案最直接的方式，缺点是少了规则说明
2. 说明：对特定内容的详细解释，是文档不可或缺的部分
3. 组件：搭建原型的基本元素，掌握组件让你效率翻倍
4. 任务：特别适合解决小需求，用好它能更好地管理需求池
5. 交互：通过设计合理的静态交互稿，让开发快速理解交互逻辑
6. 模板：封装成功的产品经验，实现工作效率的大幅提升

作为产品经理要明白，需求文档中的每个交付物，都是为了在不同维度降低团队信息差。

最终将“老板的一句话需求”，转化为可落地实操的产品方案。